5 טיפים לניהול פרויקט ועובדים בפריסה ארצית

בדומה לכל פרויקט הדרכה והטמעה, למנהל הפרויקט אתגרים רבים: גיוס עובדים, עמידה ביעדים, בניית תכנית עבודה, הגדרת שגרות דיווח, דיוק תכולות הדרכה ועוד.
אחד האתגרים המשמעותיים ביותר בפרויקטים פריסה ארצית הוא ניהול המשאב האנושי.

מדוע?

הנה כמה מהגורמים העיקריים:

• פרופיל גיוס – לרוב מנהל הפרויקט נדרש לגיוס עובדים לפרויקטים קצרי טווח, עם גמישות בשעות עבודה ובזמינות מידית יחסית.
• ניסיון – בדרך כלל קיים פער בידע וניסיון בין העובדים השונים שגויסו (עם / בלי ידע מקדים על המערכת, כמות שנות ניסיון בתחום ההדרכה וההטמעה ועוד..)
• ניהול מרחוק –רוב הזמן, מנהל הפרויקט לא נוכח פיזית יחד עם הצוות בשטח (בכל זאת, פריסה ארצית) וכמו בכל פרויקט נדרש לבנות יחסי אמון, מחויבות ומקצועיות מצד הצוות.

אז איך בכל זאת להתמודד עם האתגר?

1. גיוס איכותי: כבר בשלב הגיוס, וודאו שהמועמדים המובילים שלכם הם אנשים שנראים לכם בעלי כישורים חברתיים טובים ובעלי אחריות אישית.
גייסו שותפים לדרך. לא עובדים – שותפים לדרך. אנשים עם מחויבות. אנשים שעושים רושם כמבינים את משמעות התפקיד, עצמאיים ומסוגלים לקחת על עצמם אחריות לאזור בו הם עובדים.
בראיונות העבודה תסבירו משמעויות, תתאמו ציפיות וכן.. תסמכו גם על האינטואיציה שלכם (תזכרו שלפעמים מוטיבציה גוברת על ניסיון).

2. צוות מעורב הוא צוות מחויב: עדכנו את הצוות בהתקדמות של הפרויקט ברמת על (מה היה עד עכשיו, מה צפוי בהמשך),
בצעו פגישות בהן כל אחד ישתף על הפעילות אצלו באזור וחדדו ידע מקצועי רלוונטי לכולם.
עדכונים קטנים – אפשר בהודעה בקבוצה / מייל, דברים גדולים יותר – בשיחת זום. דאגו שיהיה להם את המידע הרלוונטי לביצוע עבודה מיטבית בשטח.

3. שגרות עבודה: הגדירו שגרות עבודה – מתי מגיעים לעבודה, מתי מדווחים שעות, אופן דיווח על הטמעה / סיכום יום ומתי מרימים דגל למנהל, דאגו ששגרות העבודה יהיו כתובות בבירור ושמרו במיקום נגיש לצוות.

4. בקרו בשטח: בקרו את הצוותים בסביבת העבודה היום יומית שלהם. בקשו פידבק מהשותפים מטעם הלקוח כדי לדעת מה החוויה של המשתמשים בשטח.
כך אם יש בעיה – תעלו עליה כשהיא עוד קטנה. ואם לא – תוכלו לפרגן, זה תמיד כיף J

5. אישי לא פחות חשוב ממקצועי: הכירו את הצוות שלכם, אבל באמת. תדעו מי הם קצת מעבר לעבודה. יש סטודנטים? תכתבו לכם מתי יש מבחנים ותאחלו בהצלחה, טסים לחול? תשאלו על חוויות.בסוף, מחויבות נוצרת בעיקר על קשר אישי עם המנהל.